Bedrijven besparen door informatiemanagement

      Geen reacties op Bedrijven besparen door informatiemanagement

Archief

Voor veel bedrijven is het steeds lastiger om het hoofd boven het wat te houden. De huidige economische recessie lijkt hardnekkiger dan verwacht en voor veel ondernemers is de rek er langzaam uit. Driftig wordt er gezocht naar manier om te bezuinigen. Snijden in personeelskosten is niet altijd haalbaar, want het werk blijft wel doorgaan. De efficiëntie van werkprocessen en informatiebeheer zijn echt een punt waar nog veel winst te behalen valt. Bedrijven met een goed systeem voor informatiemanagement werken zorgvuldiger, sneller en maken minder fouten. Dit leidt tot tevreden klanten en zorgt voor een vergroot werkplezier van medewerkers. Daarnaast kan het zorgen voor een flinke kostenbesparing wanneer fouten beperkt worden, klanten zich positiever over uw dienstverlening uitlaten, en werkprocessen sneller verlopen.  Hoog tijd om dit proces eens nader te bekijken. We geven vast een aantal tips om te zorgen voor een beter systeem voor informatiemanagement. 

Informatiemanagement, ook wel informatiebeheer genoemd, omvat processen als documentbeheer, databeveiliging en informatievernietiging. Een goed beheer van documenten en data zorgt ervoor dat de data makkelijk en snel terug te vinden is en dat de kans op fouten of verlies beperkt wordt. Anders gesteld zitten er aan informatiebeheer dus ook risico’s verbonden wanneer hier onzorgvuldig mee wordt omgegaan. Bedrijfsdata zijn het kloppende hart van de organisatie en als ondernemer moet je er niet aan denken als deze informatie verloren gaat of op straat komt te liggen. Denk hierbij aan klant- of cliëntgegevens, bedrijfsresultaten, beleidsrapportages, verslagen, correspondentie of inhoudelijke documentatie. Dit kan naar flinke financiële strop ook aanzienlijke juridische gevolgen met zich meebrengen.

Met archivering zorgt u er als ondernemer voor dat u op slimme manier omgaat met bedrijfsgegevens. Verjaarde informatie of oude klantdata horen niet op de actieve schijf maar in het (digitale) archief. Zo bespaar je ruimte, scheelt het zoektijd en werkt het overzichtelijker. Anderzijds kun je ook kiezen voor datavernietiging, zodat je er van verzekerd bent dat de vertrouwelijke informatie niet op straat komt te liggen. De Wet Bescherming Persoonsgegevens stelt aan het beheer van klantgegevens ook steeds strengere eisen. De straffen bij overtreding van deze Wet zijn niet mis en daarnaast moet je niet denken aan de imagoschade voor je bedrijf indien je privacygevoelige informatie lekt.

Wat betreft het beheer van actieve data: hiervoor maak je het beste universele afspraken die voor iedereen duidelijk én werkbaar zijn. Zorg voor een centrale plek waar documentatie wordt opgeslagen en wees zorgvuldig in de naamgeving. Dit voorkomt ook een hoop zoekwerk!

Daarnaast is het zaak om een back-up te draaien van het systeem. In geval van calamiteiten (denk aan crashes, digitale inbreuk of een andere manier van dataverlies) kan er eenvoudig een back-up teruggezet worden zodat er geen data definitief verloren gaat.

Tegenwoordig zijn er ook mogelijkheden om te kiezen voor online opslag. Met programma’s als Dropbox, iCloud of Google Drive kun je niet alleen online een back-up maken van alle bedrijfsdata. Deze data zijn ook overal en altijd bereikbaar via pc, laptop, tablet en smartphone. Het enige vereiste is een internetverbinding. Handig voor medewerkers die veel op pad zijn en tóch over de bedrijfsgegevens willen beschikken.

Voor veel bedrijven valt er op het gebied van informatiebeheer nog veel winst te behalen. Met deze tips kun je alvast een stap in de goede richting maken.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *